Partnerünkként, az elektronikus archiválás során a teljes tervezés, szervezés és folyamatos támogatás mellett a mindennapokban is megtapasztalhatják a szakszerű archiválás előnyeit. Tartozzon Ön is partnereink közé és tapasztalja meg a különbséget.

Ajánlatot kérek Kérdésem van

GYIK

Mi az elektronikus archiválás?

Az elektronikus archiválás az elektronikus iratok szakszerű rendszerezését, mentését és tárolását jelenti. Manapság a számítástechnika világában, ahogy az elektronikus iratok száma fokozatosan növekszik, az archiválásra is egyre nagyobb szükség van.

Az elektronikus (és elektronikusan aláírt) dokumentumokat hasonlóan a papír alapú dokumentumokhoz speciális körülmények között, biztonságosan kell tárolni, hogy a dokumentum valamint a rajta található aláírás ne sérüljön. Ezzel biztosítható, hogy a dokumentum hitelessége hosszú távon, akár évtizedekig vagy még tovább garantálható legyen.

Az elektronikus aláírásnál hasonlóan a papír alapú aláírások esetében fennáll az a probléma, hogy nem könnyű ellenőrizni a "régen" készült aláírások hitelességét. Amikor egy dokumentumot elektronikusan aláírunk, akkor az aláírás érvényessége csak addig bizonyítható, ameddig az aláíró tanúsítványa érvényes. Ha a tanúsítvány lejár, vagy visszavonják az aláírás hitelessége elveszik.

Milyen előnyei vannak az elektronikus archiválásnak?

Az olyan cégeknél, ahol a számítógépek jelentős szerepet kapnak a napi munkamenetben, mindenképp érdemes figyelmet fordítani az elektronikus archiválásra. A vállalkozása mindennapi tevékenységét és hosszú távú működését is megkönnyítik. Ugyanis az elektronikus archiválással könnyebben és gyorsabban visszakereshetővé válnak az adatok, sőt a rendszeres elektronikus mentéssel a géppark terhelése is csökkenthető, így a munkamenet gördülékenyebbé és egyben hatékonyabbá válik. Azonban az archiválás megszervezése, folyamatos menedzselése is komoly feladat.

Mire jó az időbélyeg?

Ha egy még érvényes aláíráson időbélyeget helyeznek el, akkor az aláírás érvényessége addig bizonyítható, amíg az időbélyegzés szolgáltató tanúsítványa érvényes. Az archiválás szolgáltató mindig a jogszabályok szerint jár el és rendszeresen új időbélyeggel látja el a nála letétbe helyezett elektronikusan aláírt dokumentumokat.

Elektronikus, vagy digitális archiválás?

Gyakran az elektronikus archiválást és a digitális archiválást egymás szinonimájaként használják. Azonban míg az elektronikus archiválás az elektronikusan készített és tárolt iratok archiválására vonatkozik, addig a digitális archiválás a papír alapú iratok digitalizálását követő archiválást jelenti. A digitális archiválás szabályait a 114/2007. (XII. 29.) GKM rendeletben foglaltak határozzák meg, amelyek külön kitérnek az elektronikusan archivált dokumentumok közhivatalos e-másolat feltételeire is.

Többet szeretne tudni az achiválásról, vagy személyre szabott archiválási megoldást keres? Akkor kérje egyedi ajánlatukat, vegye fel velünk a kapcsolatot mielőbb – lássunk hozzá iratai archiváláshoz együtt még ma:

Mikor hatékony az elektronikus archiválás?

Az elektronikus archiválás akkor lehet igazán hatékony, ha azt szakemberek végzik - csak a szakszerű mentés eredményei érezhetőek a mindennapi feladatok során és persze hosszú távon is. Ez egy összetett, bonyolult folyamat, pontos tervezés eredménye – ezt a terhet érdemes profikra bízni.

Amennyiben nem konkrétan csak az archiválás érdekli, hanem egyéb, iratrendezés szolgáltatáskörbe tartozó feladattal bízna meg külsős céget, akkor keresse fel a DOCUTÁR Iratrendező és Tároló, Szolgáltató Kft.-t.